САНКТ-ПЕТЕРБУРГ, невский пр. 24
(812) 989-08-74 (800) 100-24-36

В работе финансовой службы нет проблем, если...

Финансовая служба — это вспомогательное подразделение, которое обслуживает все отделы компании. Поскольку финансы – это кровь Компании, необходимо пристально следить за работой финансистов, ведь проблемы в работе финансовой службы могу стать проблемой бизнеса. На какие аспекты работы стоит обратить внимание в первую очередь.


•    Частые кассовые разрывы

Одна из главных задач финансовой службы — обеспечить непрерывный денежный поток. Если кассовые разрывы часты, это признак неэффективной работы подразделен

Плановый кассовый разрыв   Внеплановый кассовый разрыв

      Плановый кассовый разрыв. Для сезонного бизнеса кассовые разрывы не редкость, вопрос в том, как с ними справляетесь. Посмотрите, как и насколько эффективно финансисты восполняют дефицит денежных средств.

     Хороший признак, если финансовая служба обходится без заемного капитала. Например, договаривается с поставщиками и подрядчиками о переносе сроков оплаты.


     Нежелательный, но возможный способ закрыть кассовый разрыв — кредиты и займы. Проверьте процентную ставку и сравните ее с предложениями на рынке. Если ставка выше рыночной более чем на 5 процентов, это говорит о неэффективной работе службы.
Негативный сигнал, если о кассовом разрыве было заранее известно, а сотрудники не смогли его вовремя нивелировать.                                                                     

 

     Вторая ситуация — угроза кассового разрыва есть, но ее не указали в планах компании. Если такие прецеденты случались более двух раз в году, нужно корректировать работу финансовой службы.


     Есть две основных причины неожиданных кассовых разрывов: либо сотрудники не понимают, как работает бизнес, либо нет постоянного мониторинга экономической ситуации.


     Проверьте, какие инструменты используют финансисты, чтобы контролировать денежный поток. Плохо, если сотрудники финансовой службы не контролируют дебиторскую и кредиторскую задолженность или у них нет платежного календаря.


     Обратите внимание, есть ли косвенные признаки рисков кассовых разрывов. Например, резко и незапланированно выросли процентные расходы по займам или овердрафтам. Это может быть сигналом, что у компании был дефицит денежных средств, но казначейство закрыло кассовый разрыв заемными средствами и не известило руководство. Или поставщики начали жаловаться, что ваша компания не выполняет условия договоров и регулярно задерживает выплаты за поставки.


     Чтобы избежать незапланированных кассовых разрывов, создайте платежный календарь с шагом в день на текущий месяц.
Наконец, предусмотрите возможность оперативно закрыть кассовый разрыв. Например, заключите договор с банком на услугу «Овердрафт» или договоритесь с акционерами о финансовой помощи, если она понадобится.                                            

  • Недостоверное планирование

В компании должен быть актуальный годовой бюджет с детализацией по основным статьям доходов и расходов в разрезе по кварталам и месяцам. Анализируйте исполнение бюджета не реже раза в месяц. Если такой информации нет — это признак неэффективной службы.
Чтобы определить, насколько качественно планово-экономический отдел планирует бюджет, проведите план-факт анализ его исполнения. Обратите внимание на размер отклонений факта от плана. Если какая-либо статья отклонилась более чем на 20–25 процентов — это признак неэффективной работы финансистов.
Проведите интервью с руководителем планово-экономического отдела. Убедитесь, что его сотрудники используют правильные источники информации, чтобы составить план. А также что допущения в бюджетной модели соответствуют регламенту.


•    Ошибки в управленческой отчетности

Руководство компании принимает управленческое решение на основании информации из финансовой отчетности. Финансовая служба эффективна, если представляет нужные документы оперативно и при этом данные в них достоверны.
Проверьте, насколько качественно сотрудники службы закрывают период и как они работают с финансовой информацией. Для этого изучите статьи отчетности. Если среди них присутствуют «Прочие расходы», в которых фигурируют значительные суммы, или «Накладные расходы» без детализации, из чего они состоят, — это признак неэффективной работы службы.
Чтобы предупредить ошибки в отчетности, создайте и утвердите регламент закрытия отчетного периода в управленческом учете. Назначьте ответственных сотрудников, кто будет предоставлять информацию.
Если в отчетности присутствуют статьи «Прочие расходы», определите их максимальный размер в процентном выражении по отношению ко всем расходам. Например, не более 5 процентов от всех затрат в месяц.


•    Поверхностный анализ фактических показателей

После того как финансовая служба сформировала отчетность, она должна проанализировать фактические показатели, написать пояснительные записки, в которых объяснить отклонения факта от плана и предложить мероприятия, которые минимизируют отклонения в будущем.
Оцените качество план-факт анализа исполнения бюджета. Если сотрудники не прокомментировали статьи с отклонениями или комментарии есть, но состоят из общих фраз, например, «прибыль меньше плановой из-за увеличения расходов…», это признаки некомпетентности работников планово-экономического отдела.
Чтобы повысить качество план-факт анализа, обязуйте экономистов по каждому значительному отклонению фактического показателя от планового собирать письменные или устные комментарии от руководителей соответствующего центра финансовой ответственности. Так вы обеспечите диалог между финансовой службой и основными подразделениями компании и избежите того, что экономисты сами придумают причины отклонений.


•    Регулярные пени и штрафы от налоговых служб

Разовые и небольшие по суммам пени — нормальная ситуация в работе компании. Например, перечислили налог в бюджет с опозданием на день или в предыдущем периоде подали налоговую декларацию с неточностями.
Согласитесь, иногда обстановка с платежами складывается так, что компании дешевле заплатить пени за пару дней просрочки по налогам. Особенно если есть риск потерять в разы больше на том, что вовремя не погасили обязательства перед главными поставщиками сырья или не перечислили проценты банку. Например, штрафные санкции по налоговым платежам составляют 1/300 ставки рефинансирования в день от суммы просрочки, а штрафы по отдельным коммерческим или кредитным договорам могут достигать пяти процентов в день от суммы задолженности.
Если в вашей компании постоянно возникают пени или штрафы после выездных или камеральных налоговых проверок в размере трех и более процентов от годового оборота фирмы — будьте уверены, это признак неэффективной работы бухгалтеров.
Обратите внимание на то, как бухгалтерия ведет налоговый учет и взаимодействует с ФНС. Возможно, в учете хозяйственных операций присутствует системная ошибка, которая повторяется каждый отчетный период.
Чтобы избежать возможных штрафов от налоговиков, введите в компании процедуру аудита документов и контроля нововведений в налоговом учете. Подумайте, стоит ли привлечь внешних консультантов или создать собственный отдел внутреннего аудита.

 

 

Краткое описание: 

Финансовая служба — это вспомогательное подразделение, которое обслуживает все отделы компании. Поскольку финансы – это кровь Компании, необходимо пристально следить за работой финансистов, ведь проблемы в работе финансовой службы могу стать проблемой бизнеса. На какие аспекты работы стоит обратить внимание в первую очередь.

Изображение: